Você sabia que emitir notas de forma errada pode te dar uma multa de 5 anos pelo Fisco?
Aprenda um pouco mais sobre emissão de notas e evite quaisquer dores de cabeça
A emissão de notas é uma tarefa que precisa ser realizada com bastante atenção, pois, por se tratar de uma obrigação, seu não cumprimento pode gerar grandes problemas para o seu negócio, incluindo multas e sanções.
Sendo assim, é muito importante que você reunia todas as condições para que esse processo ocorra da melhor forma possível e estamos aqui justamente para te ajudar nesse aspecto.
Como funciona a emissão de notas?
O primeiro passo para realizar a emissão de notas é justamente ter o seu negócio em total conformidade com os órgãos regulamentadores referente a cada tipo de prestação de serviço ou comercialização de produtos.
Sendo assim, você precisa fazer o devido recolhimento de tributos, seja pela prestação de serviço ou venda direta de mercadoria. O valor a ser recolhido depende de uma série de fatores que podem incluir acréscimos ou até mesmo isenções.
Por esse motivo, todas as informações precisam constar de forma clara na emissão de notas fiscais, afinal, ela pode ser usada como:
- Documento oficial de comprovação de recolhimento de tributos para o seu negócio;
- Ferramenta comprobatória em relação aos impostos pagos para o consumidor;
- Comprovante legal de efetivação de algum serviço.
Tendo em vista a importância da emissão de notas, chegamos ao grande problema da maioria dos empresários. Por não saber como emiti-las, são ignoradas algumas opções que podem facilitar bastante todo o processo relacionado a esse compromisso fiscal.
Este artigo tem como objetivo mostrar uma forma eficiente para que você possa realizar a emissão de notas e não precise passar por problemas relacionados ao FISCO.
Por isso, fique atento e absorva todas as informações que apresentaremos a seguir.
Tenha uma excelente leitura!
Como realizar a emissão de notas em um e-commerce corretamente
Para realizar a emissão de notas, primeiro é necessário conhecer e entender quais são os tipos de notas fiscais que podem ser emitidas e quais são as suas finalidades.
Sendo assim, abordaremos cada uma delas de forma individual. De modo geral temos:
- NF-e – Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias;
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico;
- NFS-e – Nota Fiscal Eletrônica de Serviços;
- NFC-e – Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica;
- CF-e – Cupom Fiscal Eletrônico;
- MF-e – Módulo Fiscal Eletrônico;
- MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos;
- Nota Fiscal Avulsa;
- Nota Fiscal Complementar;
- Nota Fiscal Denegada;
- Nota Fiscal Rejeitada;
- Nota Fiscal de Exportação;
- Nota Fiscal de Remessa.
Agora, vamos ao detalhamento sobre cada uma delas.
Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e)
A nota Fiscal, é uma das mais comuns em circulação, e possui como principal finalidade o registro único de uma venda de determinado produto.
Sua principal característica é poder ser emitida de forma física ou digital e com todas as informações relacionadas aos tributos, de forma que facilite assim possíveis fiscalizações durante o processo de envio e recebimento de mercadorias.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e possui a mesma finalidade da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, porém com novas informações acrescentadas e totalmente relacionadas à empresas que atuam com prestação de serviços de transporte.
É um documento utilizado em caráter especial e deve ser usado por empresas com as finalidades citadas anteriormente, ou seja, para fins de regulamentação de operações referentes ao transporte.
Também possui um viés eletrônico e, assim como a NFS-e, tem ligação direta com a Receita Federal.
Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e)
A Nota fiscal de Serviços Eletrônica tem como principal função a documentação e regulamentação da prestação de serviços diretos entre uma pessoa jurídica ou pessoa física e um tomador.
Esse é um documento digital e sua disponibilidade é associada diretamente ao ambiente da Receita Federal.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal ao Consumidor é emitida e totalmente voltada para o agente final de uma transação, sendo assim, ela pode ser uma solução alternativa para a emissão de uma nova nota fiscal para posse do consumidor.
A NFC-e possui valor relacionado ao cupom fiscal e pode inclusive ser emitida por impressoras comuns.
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
O cupom fiscal eletrônico possui a mesma validade e informações relacionadas a Nota Fiscal ao Consumidor.
Inclusive, sua finalidade também é a mesma, a única diferença neste caso é a forma como ela é emitida, sendo necessário um dispositivo especial (impressora).
Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)
O módulo fiscal eletrônico é uma forma pensada para resolver situações referentes ao modo como a legislação é aplicada em relação às novas regras de emissão de cupons fiscais.
Ele visa substituir, em alguns casos específicos, os emissores tradicionais de cupons fiscais.
Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é emitido e armazenado de forma totalmente eletrônica para lidar com documentos fiscais físicos cujo transporte é vinculado com cada tipo de produto ou carga.
Possui validação comprovada e totalmente segura por meio de uma assinatura digital reconhecida judicialmente.
Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa é uma nota emitida de forma individual e digital que tem como objetivo principal realizar a comprovação de transação entre as partes.
Essa é uma excelente alternativa de se manter em conformidade com todas as regulamentações.
Nota Fiscal Complementar
A Nota Fiscal Complementar é utilizada basicamente para acrescentar alguma informação atualizada em outra emissão de notas.
Um bom exemplo de sua aplicação é a emissão de uma nota fiscal complementar para acrescer o valor de algum produto ou serviço que foi atualizado e precisa ser revisto.
Nota Fiscal Denegada
A Nota Fiscal Denegada mostra alguma irregularidade junto à nota fiscal emitida anteriormente.
Muito provavelmente a nota foi denegada pela Secretaria da Fazenda por algum erro de informação, tanto do emissor quanto do receptor.
Nota Fiscal Rejeitada
Muita pessoas confundem a Nota Fiscal Rejeitada com a Nota Fiscal Denegada, que deve apenas comunicar pendências que podem ser tanto relacionadas ao emissor, quanto ao receptador.
Já uma Nota Fiscal Rejeitada possui erros que precisam ser corrigidos e, dessa forma, uma nova emissão precisa ser realizada.
Nota Fiscal de Exportação
A Nota Fiscal de Exportação deve ser enviada com o produto até o seu destino final no exterior.
Esse documento possui informações necessárias para o embarque e liberação de possíveis cargas para fora do país.
Nota Fiscal de Remessa
A Nota Fiscal de Remessa é utilizada principalmente para o envio e recebimento de produtos que não têm caráter comercial, ou seja, não possuem a incidência de determinados impostos sobre sua efetiva circulação.
Emissão de notas para e-commerce
Agora que você já sabe basicamente tudo sobre os diferentes modelos de notas, vamos voltar a focar exclusivamente em um e-commerce.
Tendo em vista que você irá utilizar as melhores opções disponíveis para o seu e-commerce, transporte e principalmente para o seu cliente, chega o momento em que é preciso ter o conhecimento necessário para realizar a emissão.
Não se preocupe, nossa informação não se limita apenas aos tipos de notas fiscais. Procuramos trazer também um passo a passo para realizar a emissão de notas de forma totalmente prática.
Basicamente, você terá que:
- Possuir um certificado digital;
- Ter um cadastro ativo na Secretaria da Fazenda;
- Habilitar um emissor de nota fiscal vinculado ao seu e-commerce;
- Se certificar de que haja integração entre todos os passos.
Como vimos, o primeiro passo é adquirir um certificado digital para que você possa realizar a emissão de notas fiscais sem maiores dificuldades. Você também precisará ter um cadastro ativo na Secretaria da Fazenda.
Após os passos anteriores, chegou a hora que requer muita atenção: você precisa definir um sistema que realize a emissão de notas fiscais de acordo com a sua real necessidade.
A maioria dos sistemas de e-commerce já acompanham por definição tais emissores, portanto, procure verificar se o utilizado por você oferece essa função.
Por último mas não menos importante, você precisará confirmar se todas os tópicos anteriores estão integrados.
Sabemos que nem sempre essas pendências são fáceis de serem resolvidas, porém, com o suporte especializado correto você não enfrentará grandes dificuldades em relação a cada uma das situações comentadas anteriormente.
A falta de conhecimento fiscal
Um dos maiores problemas relacionados à emissão de notas fiscais para o seu e-commerce se trata justamente da ausência de informações específicas sobre a contabilidade fiscal.
Essas informações são extremamente relevantes para que você possa realizar todo o processo fiscal de seu e-commerce sem correr riscos relacionados ao Fisco, como por exemplo, o pagamento de multas.
A ausência dessas informações tão importantes podem gerar não somente uma não conformidade relacionada ao Fisco, como também pode impactar diretamente o seu caixa e o pagamento de impostos.
Contabilidade especializada
Sabemos que a falta de conhecimento específico sobre a questão fiscal que envolve o seu e-commerce pode ser um fator decisivo para a aquisição de problemas relacionados ao Fisco.
Por isso, você pode simplesmente terceirizar essas ações ou contar com um suporte especializado para cuidar destas situações específicas.
Sendo assim, contar com um apoio especializado pode ser determinante para melhores tomadas de decisões.
Um escritório contábil especializado trará toda a expertise necessária para que você foque exclusivamente no seu e-commerce ao deixar toda a burocracia nas mãos de quem entende do assunto
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Tudo isso pode fazer uma enorme diferença para o seu e-commerce, portanto, procure sempre estar cercado de profissionais qualificados e que cuidarão de todos os processos mais importantes.
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